住民票と戸籍の附票

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≫住民票と戸籍の附票、どのようなときにどちらの写しを使えばよいのか

　相続手続には戸籍謄本等が必要になることはよく知られていますが、その他にも住民票の写しや戸籍の附票の写しなどが必要になることも多いです。

　　≫戸籍の種類と謄本・抄本等 はこちら

　例えば、不動産の相続に伴う登記にあっては、相続人に関して全員の戸籍全部（個人）事項証明書のほか住民票の写しを法務局に提出する必要があります。

　また、転居などにより不動産の登記簿に記載されている氏名・住所と被相続人の最後の氏名・住所が異なっている場合や被相続人の本籍が登記簿上の住所と異なる場合には、被相続人が登記簿上の登記名義人であることがわかる戸籍の附票の写し又は被相続人の本籍の記載のある(住民票の)除票などが必要となります。

　このように相続手続において戸籍と同様に重要な公簿である「住民票」と「戸籍の附票」について、その性格や記載事項などについて簡単に説明します。

　住民票は、住民基本台帳法に基づき次の事項等を記載したもので、個人を単位として作成し世帯ごとに編成した、住民の居住関係を公証する唯一の公募です。

　そして、市区町村が、住民全体分の住民票をまとめたものが住民基本台帳です。

　法に定められている住民票の記載事項のうち住民票の写しなどで目にすることが多い主なものは次のとおりです。

　なお、他にも法定記載事項として、選挙人名簿に登録されている者についてはその旨、国民健康保険・後期高齢者医療・介護保険・国民年金の被保険者の資格に関する事項、児童手当の支給を受けている者の資格に関する事項、住民票コードなど住民票の写しではあまり目にすることがないようなものも記載されています。

• 氏名
• 出生の年月日
• 男女の別
• 世帯主の氏名及び世帯主との続柄
• 戸籍の表示（筆頭者氏名・本籍）
• (当該市町村の)住民となった年月日
• 住所 及び 転居した者については、その住所を定めた日

転居：同一市区町村の区域内において住所を変更すること

• (新たに当該市区町村の区 域内に住所を定めた旨の)届出の年月日(職権で住民票の記載をした者については、その年月日) 及び 従前の住所
• 個人番号（マイナンバー）

　住民票は磁気ディスクをもって調製することができるとされており、住民票の様式は、戸籍とは異なり、法定されていません。

　転出・死亡などにより（世帯を単位とする住民票にあっては、その全部を）消除した住民票や、記載欄に余白がなくなり改製され消除された住民票（改製原住民票）のことを(住民票の)除票といい、除票簿に綴られます。

　(住民票の）除票については、令和元年の改正により住民基本台帳法に明確に位置付けられましたが、それまでも市区町村は(住民票の）除票を保存・管理等してきました。このようなことから、法律上は「除票」とされましたが、市町村によっては「消除された住民票」や「除住民票」などとこれまでの慣用的な名称で呼ばれることもあります。

　なお、これまでは(住民票の）除票の保存期間は５年間でしたが、令和元年６月の住民基本台帳法施行令の改正により１５０年間保存するものとされました。

　住民基本台帳法に基づき交付される住民票についての証明書が住民票の写しであり、除票（消除された住民票、除住民票）についての証明書が除票(消除された住民票、除住民票)の写しです。

　なお、除票の写しの交付については、これまでは法的な根拠がないことから住民票の写しに準じて取り扱っていましたが、令和元年に住民基本台帳法に明確に位置付けられました。

◇交付請求先

　住民票の写しの交付請求は、後述する広域交付住民票を除いて、住所地の市区町村長に請求します。

　除票については、転出前の住所地など当該除票となった住民票が置かれていた当時の住所地の市区町村長に請求します。

◇交付請求できる者など

　住民票（除票）の写しの交付を請求することができる者は、①本人等（本人、本人と同一世帯に属する住民票（除票）に記載のある者・あった者）、②国又は地方公共団体の機関、③第三者（本人等以外の者）です。

①本人等による住民票（除票）の写しの交付請求

　本人等（本人、本人と同一世帯に属する住民票（除票）に記載のある者・あった者）は、特に請求の事由（利用の目的）を明示することなく、住民票（除票）の写しの交付請求をすることができます。

　代理人によることも可能であり、その場合は委任状を添付して請求します。（法定代理人の場合は、戸籍謄本、登記事項証明書などの資格を証明できる書類を提示・提出します。）

　交付される住民票（除票）の写しは、特別な請求をしない限り、基礎証明事項（氏名、生年月日、性別、住所、住民となった年月日、住定年月日、住所を定めた届出の年月日、前住所をいいます。）のみを表示したものが交付されます。

　裏を返せば、「特別な請求」をすれば住民票に記載されている基礎証明事項以外の項目も表示された住民票（除票）の写しの交付を受けることができるということです。

　基礎証明事項以外で証明が必要になる項目としては、世帯主の氏名・世帯主との続柄、戸籍の表示（筆頭者氏名・本籍）、個人番号（マイナンバー）などが想定されますが、市区町村備付けの住民票（除票）の写しの交付請求書は、記載が必要なものとしてこれらの項目をチェックするだけで「特別な請求」ができるようなっているものが一般的です。法的には「特別な請求」ですが、特に取り立てて特別な手続きが必要というわけではなさそうです。

　ただし、マイナンバー及び住民票コードが記載された住民票の写しの提出には法的制限があることから、その請求時には利用目的の確認が慎重に行われるなど、「特別な請求」という感じがするかもしれません。

②国又は地方公共団体の機関による住民票（除票）の写しの交付請求

　国又は地方公共団体の機関は、請求の事由（利用の目的）等を明示した公文書により、住民票（除票）の写しの交付請求をすることができます。

③第三者（本人等以外の者）による住民票（除票）の写しの交付請求

　利害関係人と特定事務受任者（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士及び行政書士の８士業）は、請求の事由（利用の目的）等を明示して住民票（除票）の写しの交付請求をすることができますが、ここでは利害関係人について説明します。

　なお、「特定事務受任者」は住民基本台帳法で規定されている用語ですが、「利害関係人」は法律に基づく用語ではなく、法が規定する次に該当する者を総称するものとして、筆者が便宜上用いているものです。

　利害関係人としては、具体的には、次のような場合などが想定されます。

　市区町村長は、利害関係人から住民票（除票）の写しで基礎証明事項（氏名、生年月日、性別、住所、住民となった年月日、住定年月日、住所を定めた届出の年月日、前住所をいいます。）のみが表示されたものの交付請求があり、当該申出を相当と認めるときは、当該住民票（除票）の写しを交付することができるとされています。

　なお、基礎証明事項以外の事項についても、それが必要である旨を申し出て、その申し出が相当と認められれば、基礎証明事項以外の事項が記載された住民票（除票）の写しの交付を受けることができることになっています。

　このようにいうと、先に述べた本人等による交付請求の場合の「特別な請求」のように、簡単に基礎証明事項以外の事項が記載された住民票（除票）の写しの交付を受けることができると思われるかもしれませんが、そうではありません。

　第三者（本人等以外の者）による交付請求にあっては、基礎証明事項のみの住民票（除票）の場合であっても、請求の事由（利用の目的）を明らかにしなければなりません。これは単に「○○のため」といった抽象的にではなく、住民票（除票）のどの部分を何の目的のために利用するのかについて具体的に示して、必要に応じてそのことを明らかにする書類を提示することが求められます。これだけでも、本人等による交付請求と比べると結構ハードルは高くなります。

　そして、基礎事項以外の事項の証明が必要なときは、その際に、その事由も併せて具体的に示すことが必要とされているのです。交付請求書における「証明が必要な項目」の欄などで、世帯主の氏名・世帯主との続柄、戸籍の表示（筆頭者氏名・本籍）などの項目にチェックを入れて請求すればほぼ無条件に交付されるというような簡単なものではありません。

　また、第三者による交付請求では、マイナンバー及び住民票コードが記載された住民票の写しの交付を受けることはできません。

　利害関係人による住民票（除票）の写しの交付請求の場合も代理人によることは可能であり、その場合は委任状を添付して請求します。（法定代理人の場合は、戸籍謄本、登記事項証明書などの資格を証明できる書類を提示・提出します。）

◇本人確認

　本人等による住民票（除票）の写しの交付請求及び利害関係人による住民票（除票）の写しの交付請求の場合には、次のいずれかの方法で本人確認を行うこととされています。

　ちなみに、住民票（除票）の写しの交付請求は、郵送によることも可能ですが、その場合の本人確認は、前記の1又は2の書類の写しを送付し、現に請求の任に当たっている者の住所を送付すべき場所に指定する方法その他の市区町村長が1,2に準ずるものとして適当と認める方法によるとされています。

　これらの本人確認の方法では、「市区町村長が適当と認める書類」や「市区町村長が適当と認める方法」などとあるように、対応は市区町村に委ねられている面が多くなっています。その意味で、住民票（除票）の写しの交付請求を行う場合には、請求先の市区町村のホームページで本人確認書類等を確認することが必要です。

　とはいっても、市区町村の対応がばらばらのように見えて、実際は、ほとんどの市区町村では戸籍謄本等を請求する際の本人確認の方法に準じて行っていますので、戸籍謄本等を請求する場合と同じように考えておけば、大きな間違いはないと思います。

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◇広域交付住民票

　住民票の写しは、これまで説明したように住所地の市区町村(役場)で交付を受けることが原則ですが、その例外として、住所地以外の全国どこの市区町村(役場)でも自己または自己と同一の世帯に属する者に係る住民票の写しの交付を受けることができるというものが住民票の広域交付であり、その交付される住民票の写しが広域交付住民票です。

　これは住基ネットを活用することで実現したもので大変便利なものですが、例えば次に示すように、住所地の市区町村(役場)で交付を受ける場合よりもかなり制約が多くなっています。

　戸籍の附票は、住民基本台帳法に基づき住所等を記載したもので、市区町村の区域内に本籍を置く者について戸籍を単位として作成され、人の身分関係の登録である戸籍と住居関係の記録である住民票とを相互に関連させ、住民基本台帳の記録の正確性を確保するためのものです。「戸籍の」とありますが、根拠法は戸籍法ではなく、住民基本台帳法です。

　戸籍の附票の写しには、該当戸籍に入っていた間の住所の履歴が記載されていることから、例えば不動産の登記簿や自動車の車検証などに記載されている所有者の住所が転居などにより現在の(実際の)住所と異なっているときに、住所の履歴により登記簿や車検証上の所有者との同一性を示す場合などに利用されます。また、住所を証明するものとして住民票の写し代わりに戸籍の附票の写しを用いることもあります。

　戸籍の附票には、次の事項が記載されています。

• 戸籍の表示（筆頭者氏名・本籍）
• 氏名
• 住所
• 住所を定めた日

　また、この他にも、在外選挙制度による在外選挙人名簿に登録された者及び国民投票制度による在外投票人名簿に登録された者については、その旨及び当該登録された市区町村名を記載することになっています。

　なお、令和元年の住民基本台帳法の改正で、次の事項が記載事項として追加され、令和４年５月までに施行されることとなりました。

• 出生の年月日
• 男女の別
• 住民票に記載された住民票コード

　戸籍の附票は磁気ディスクをもって調製することができるとされており、その様式は法定されていません。

　戸籍に記載されていた者すべてが死亡や婚姻、転籍などによって除籍になり全部を消除した戸籍の附票や、改製され消除された戸籍の附票(改製原附票)のことを戸籍の附票の除票といい、戸籍の附票の除票簿に綴られます。

　戸籍の附票の除票については、令和元年の改正により住民基本台帳法に明確に位置付けられましたが、それまでも市区町村は戸籍の附票の除票を保存・管理等してきました。このようなことから、法律上は「戸籍の附票の除票」とされましたが、市区町村によっては、「消除された戸籍の附票」や「除かれた戸籍の附票」、「除附票」などとこれまでの慣用的な名称で呼ばれることもあります。

　なお、これまでは戸籍の附票の除票の保存期間は５年間でしたが、令和元年６月の住民基本台帳法施行令の改正により１５０年間保存するものとされました。

　住民基本台帳法に基づき交付される戸籍の附票についての証明書が戸籍の附票の写しであり、戸籍の附票の除票についての証明書が戸籍の附票の除票の写しです。

　なお、戸籍の附票の除票の写しの交付については、これまでは法的な根拠がないことから戸籍の附票の写しに準じて取り扱っていましたが、令和元年の住民基本台帳法の改正により明確に位置付けられるようになりました。

◇交付請求先

　戸籍の附票の写しの交付請求は、本籍地の市区町村長に請求します。

　戸籍の附票の除票の写しについては、例えば転籍前の本籍地など当該消除された戸籍の附票が置かれていた当時の本籍地の市区町村長に請求します。

　住所地の市町村ではなく、（戸籍謄本等の場合と同様に）本籍地の市区町村に請求するということが戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しにおいて最も留意すべきポイントです。

◇交付請求できる者など

　戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付を請求することができる者は、①本人等（戸籍の附票(戸籍の附票の除票)に記録されている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属）、②国又は地方公共団体の機関、③第三者（本人等以外の者）です。

　請求の際は、戸籍の表示（筆頭者氏名・本籍）を明示しなければなりません。

①本人等による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求

　本人等（戸籍の附票(戸籍の附票の除票)に記録されている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属）は、特に請求の事由（利用の目的）を明示することなく、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求をすることができます。

　代理人によることも可能であり、その場合は委任状を添付して請求します。（法定代理人の場合は、戸籍謄本、登記事項証明書などの資格を証明できる書類を提示・提出します。）

②国又は地方公共団体の機関による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求

　国又は地方公共団体の機関は、請求の事由（利用の目的）等を明示した公文書により、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求をすることができます。

③第三者（本人等以外の者）による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求

　利害関係人と特定事務受任者（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士及び行政書士の８士業）は、請求の事由（利用の目的）等を明示して戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求をすることができますが、ここでは利害関係人について説明します。

　なお、「特定事務受任者」は住民基本台帳法で規定されている用語ですが、「利害関係人」は法律に基づく用語ではなく、法が規定する次に該当する者を総称するものとして、筆者が便宜上用いているものです。

　市区町村長は、利害関係人から戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求があり、当該申出を相当と認めるときは、当該戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しを交付することができるとされています。

　第三者（本人等以外の者）による交付請求にあっては、請求の事由（利用の目的）を明らかにしなければなりません。これは単に「○○のため」といった抽象的にではなく、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）のどの部分を何の目的のために利用するのかについて具体的に示して、必要に応じてそのことを明らかにする書類を提示することが求められます。

　利害関係人による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求の場合も代理人によることは可能であり、その場合は委任状を添付して請求します。（法定代理人の場合は、戸籍謄本、登記事項証明書などの資格を証明できる書類を提示・提出します。）

◇本人確認

　本人等による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求及び利害関係人による戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求の場合には、次のいずれかの方法で本人確認を行うこととされています。

　ちなみに、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求は、郵送によることも可能ですが、その場合の本人確認は、前記の1又は2の書類の写しを送付し、現に請求の任に当たっている者の住所を送付すべき場所に指定する方法その他の市区町村長が1,2に準ずるものとして適当と認める方法によるとされています。

　これらの本人確認の方法では、「市区町村長が適当と認める書類」や「市区町村長が適当と認める方法」などとあるように、対応は市区町村に委ねられている面が多くなっています。その意味で、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しの交付請求を行う場合には、請求先の市区町村のホームページで本人確認書類等を確認することが必要です。

　とはいっても、市区町村の対応がばらばらのように見えて、実際は、ほとんどの市区町村では戸籍謄本等を請求する際の本人確認の方法に準じて行われていますので、戸籍謄本等を請求する場合と同じように考えておけば、大きな間違いはないと思います。

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　「現在の住民票の写しを提出してください。」などと提出先から提出するものが指定されている場合には、その指定されたものを入手して提出することになります。当然といえば、当然ですね。

　現在の住所を証明するという点では、住民票の写しも戸籍の附票の写しも同じように用いることができます。

　ただし、それには前提があって、証明を要するのは住所だけで世帯主や続柄など他の項目の証明は要しないものということです。令和元年の住民基本台帳法の改正で、出生の年月日や男女の別などが戸籍の附票の記載事項として追加されましたが、これら追加された項目が記載されたものが交付されるようになるまではもう少し時間がかかりますので、交付されるようになるまではこれらの項目についての証明も要しないものということが前提になります。

　これら住所以外の項目の証明も併せて必要な場合は、必要な項目が記載された住民票の写しを入手して提出することになります。

　なお、住民票の写しと戸籍の附票の写しの両方を用いることができる場合にどちらを使えばよいかということについては、請求先がどこになるのかということで判断すればよいと思います。ちなみに、住民票の写しは住所地の市区町村役場、戸籍の附票の写しは本籍地の市区町村役場が請求先になります。

　例えば、相続手続のために本籍地がある遠隔地の市区町村に郵送で戸籍謄本を請求するのであれば、その際に併せて戸籍の附票の写しも請求することで、住所地の市区町村役場で住民票の写しを入手する必要はなくなり、ひと手間省けることになります。

　証明しようとするかつての住所から現在の住所等までの住所の異動履歴と、その間の本籍の異動履歴によって、どちらを使えばよいのかが異なります。判断に当たっては、次に掲げるそれぞれの写しに記載される住所の範囲等により判断することになります。

◇住民票（除票）の写しに記載される住所の範囲等

　住民票（除票）の写しでは、その者に関して当該住民票がおかれていた期間の当該市区町村内での住所の異動履歴がわかるほか、当該市区町村に転入する直前の(他市区町村での)住所がわかります。転出による除票の写しでは、これらに加えて転出先の(他市区町村の)住所もわかります。

　住民票の写しの住所の異動履歴については、コンピュータの出力フォームの関係などで、何ら申出をしないと必要な住所が記載されていないものが交付されることもありますので、請求の際には、例えば「○○町一丁目から現在の住所までの全ての住所履歴が記載された住民票の写しが必要」などと記載を必要とする住所を明示した方がよいでしょう。

　除票の保存期間については、令和元年６月より１５０年間となりましたが、それ以前は５年間でした。このことから、市区町村から転出して時間が経っている場合には、除票がすでに廃棄され記録そのものが残っていない可能性が高いことがあります。

　これらのことから、次のようなことが言えると思います。

• 証明しようとする住所の異動履歴の中に市区町村をまたいだ異動がなく一つの市区町村内で完結している場合は、一つの市区町村へ請求すればよいことから、住民票（除票）の写しを使う方が手軽でよさそうです。

証明しようとする住所の異動履歴の中に市区町村をまたいだ異動が繰り返されている場合は、住民票（除票）の写しでは異動した全ての市区町村へ請求しなければならないことから、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しを検討した方がよさそうです。

• 証明しようとする住所の異動履歴が現在の住所地の市区町村内のものではなく、かつて住所を置いていた市区町村内のものであり、そのかつて住所を置いていた市区町村から他の市区町村へ転出した時期が概ね平成25年以前の場合には、(住民票の)除票が廃棄されている可能性がありますので、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しも検討した方がよさそうです。

　なお、市区町村によっては、古い除票であっても保存している場合がありますので、当該市区町村に問い合わせてみるとよいでしょう。

◇戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しに記載される住所の範囲等

　戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しでは、その者に関して当該戸籍の附票が使用されている期間（戸籍の附票の除票にあってはそれが戸籍の附票として使用されていた期間）、つまり当該戸籍の附票（戸籍の附票の除票）のおおもとの戸籍に(転籍や婚姻等による除籍などがなく)その者が入っている期間について、住所の異動の履歴がわかります。市区町村をまたいだ住所異動であっても記載されています。

　戸籍の附票の除票の保存期間についても、(住民票の)除票と同様に、令和元年６月に１５０年間となるまでは５年間でした。このことから、（おおもとの戸籍全体が除籍になり戸籍の附票の全部も消除され）戸籍の附票の除票となったときから時間が経っている場合には、戸籍の附票の除票がすでに廃棄され記録そのものが残っていない可能性があります。

　これらのことから、次のようなことが言えると思います。

• 証明しようとする住所の異動履歴の期間中に転籍などの戸籍の異動がない場合は、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しを使えば、一つの市区町村への請求で済み、また必要な住所履歴を明示しなくてもよいので、手軽でよさそうです。

　特に、証明しようとする住所の異動履歴の中に市区町村をまたいだ異動がある場合で、その間に戸籍の異動がないときは、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しが断然に手軽です。

• (住民票の)除票が廃棄されているときは、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）の写しを検討しましょう。

　戸籍の附票の除票の写しの保存期間は(住民票の)除票と同様ですが、一般的には、戸籍の異動は住所の異動に比べれば頻度は少なく、（おおもとの戸籍全体が除籍になり戸籍の附票の全部も消除され）戸籍の附票の除票になること自体が頻繁にあることではないので、戸籍の附票（戸籍の附票の除票）として残っている場合が結構あります。