戸籍の集め方

 戸籍謄本の収集方法としては、窓口に出向いてのものと郵送によるものがありますが、相続時の戸籍謄本の収集作業にあっては、相続人が各地に散らばっていることも多く、遠隔地から郵送により入手することが多いと思われます。

 また、窓口と郵送による戸籍謄本の収集方法に根本的な違いがあるわけではなく、郵送により戸籍謄本が入手できるのであれば、職員に相談しながら行うことができる窓口でのものはより容易であると考えられます。

 このようなことから、以下においては、郵送による戸籍謄本の収集を中心に説明します。

≫戸籍謄本の請求先

≫戸籍謄本を請求できる者

　・本人等請求

　・第三者請求

　・公用請求

　・弁護士等請求（職務上請求）

≫戸籍謄本を請求するときに必要なもの

　・交付請求書

　・（代理人にあっては）委任状

　・疎明資料

　・本人確認書類

　・（郵送請求では定額小為替による）手数料

　・（郵送請求では）返信用封筒

 なお、状況によっては、廃棄や滅失により、除籍や改製原戸籍の謄本が入手できない場合がありますが、そのときは除籍等の謄本を交付することができない旨の証明書をとっておきましょう。

≫除籍、改製原戸籍が入手できないとき はこちら

　戸籍謄本は、本籍地の市区町村役場に請求します。

　戸籍謄本の請求は、本籍地と筆頭者（旧法戸籍にあっては戸主）を特定してしなければなりませんが、本籍地・筆頭者がわからないときやあやふやなときには、住所地の市区町村役場で本籍・筆頭者名が記載された住民票の写しを入手して確認します。

　なお、何も告げ(申し出)ずに住民票の写しを請求すると、本籍・筆頭者名が記載されていない住民票の写しが交付されます(住民基本台帳法第１２条第５項)。窓口備え付けの請求書には、通常は、「特に記載が必要な項目」を選択する欄がありますので、「本籍・筆頭者名」や「戸籍の表示」などと表記された項目にチェックを入れて請求するなど、本籍・筆頭者名の記載についての特別な請求(住民基本台帳法第１２条第５項)であることを示すことが必要です。

　ちなみに、住所地以外の市区町村役場においても住民票の写し（いわゆる広域交付住民票）を入手することができますが、本籍・筆頭者名の記載はできないことに留意願います。

　また、相続関係の戸籍収集で苦労するのは、次に入手すべき戸籍謄本の請求先の市区町村がどこであるのかが、市町村合併によって、入手した戸籍謄本からはすぐにはわからない場合です。

　このようなときは、入手した戸籍謄本の記載から読み取った次に入手すべき戸籍謄本の本籍の(合併前の)市区町村名をインターネットで検索するなどして現在の市区町村を調べることです。

　そして、（入手した戸籍謄本に記載されていたままの）従前の市区町村名で表した本籍を記載して戸籍謄本の請求書（請求書に記載するあて先は当該本籍の現在の市区町村長）を作成して、当該本籍の現在の市区町村役場に請求することになります。

　近年の市町村合併によるものについては、この方法で容易に戸籍謄本が入手できる。しかし、古い戸籍に記載されたもの、特に、明治19年式戸籍では、従前の本籍が村名までしか書かれていない場合があり、毛筆でしかも達筆なものが多く判読が難しいことも相まって一筋縄ではいかないこともあります。

　このような場合にあっては、インターネットで江戸時代の村名まで丹念に調べ、達筆文字は想像力を働かせて判読するということが基本になります。それでもどうしても本籍の現在の市区町村を絞り切れないことや判読に自信が持てないこともあります。

そのようなときは、複数の市区町村役場に請求し、自信がないながらも読み取った本籍を記載した請求書で請求することになりますが、なかなか難しいのが現状です。

　高齢者の兄弟姉妹相続など古い戸籍の収集が必要になると想定される場合には、専門家に依頼することについて検討してみるのも良いでしょう。

　次に、郵送で戸籍謄本を請求する場合の本籍地の市区町村役場の送付先についてです。

　ホームページなどで当該市区町村役場の所在地を調べるということになりますが、その際に注意していただきたいことは、市区町村役場の担当部署に送付するということです。たとえ異なる部署に送付したとしても、送付する市区町村役場さえ間違っていなければ、市区町村役場内で所管の部署に転送されるでしょうから、現実的には、戸籍謄本の入手は可能であると思いますが、通常よりも入手までに時間がかかるなどの不利益は免れません。

　ところで、合併した市町村では合併後に市町村役場とならなかった旧市町村役場の方を総合支所としているところもありますが、総合支所となった旧市町村役場にあった改製原戸籍を中心として、その保管状況などから総合支所をその担当部署としているところもあります。戸籍の電算化が進んだことで少なくなってはきていますが、このように同じ市町村であっても本籍によって送付先の部署が異なることもあるので注意を要します。

　逆に、政令指定都市では、戸籍の所管は各区役所であり、郵送請求においても各区役所の担当部署がそれぞれ対応することが基本ですが、近年は、どこか１か所の区役所の担当部署が全区役所分の郵送請求を処理するケースや、全区役所分の郵送請求を一括して処理するための証明センターのような部署を設けているケースもあります。

　送付先を調べる際には、このようなことも視野に入れて行ってほしいと思います。調べる時には手間がかかるかもしれませんが、結果として時間の節約にもなるはずです。

　戸籍は身分事項などプライバシーの塊のようなものであり、戸籍謄本を請求できる者については、次のように戸籍法で厳密に定められています。

○本人等請求【戸籍法第10条第1項】

　戸籍に記載されている者（その戸籍から除かれた者(市区町村長の過誤によって記載された者を除く。)を含む。）又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属（以下「本人等」という。）は、戸籍の謄本若しくは抄本又は戸籍に記載した事項に関する証明書（以下「戸籍謄本等」という。）の交付の請求をすることができます。

　本人等請求の場合は、第三者請求のような請求事由は必要としませんが、請求が不当な目的によることが明らかなときは、市区町村長は請求を拒むことができる（戸籍法第10条第2項）とされています。

　ここでは、兄弟姉妹であっても婚姻などで現在は別の戸籍になっている場合には、本人等請求では戸籍謄本等の請求ができないということにご留意願います。（あくまで本人等請求ができないというだけであり、正当な理由がある場合には、第三者請求が可能です。）

　なお、本人等ではなくても、本人等からの委任状があれば代理人として戸籍謄本等の請求を行うことは可能です。

○第三者請求【戸籍法第12条の2第1項】

　本人等以外の者についても、次のいずれかに該当する場合において理由等を明らかにして戸籍謄本等の交付の請求をすることができます。

　第三者請求することができる者からの委任状があれば代理人として戸籍謄本等の請求を行うことは可能です。

• 自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために戸籍の記載事項を確認する必要がある場合【戸籍法第10条の2第1項第1号】

例）貸金債権者が債権を行使する（権利の行使）に当たり、死亡した債務者の相続人を特定するために、当該債務者が記載されている戸籍の記載事項を確認する必要がある場合

例）債務者としての生命保険会社が保険金を支払う（義務の履行）に当たり、その受取人とされている法定相続人を特定するために戸籍の記載事項を確認する必要がある場合

明らかにすべき事項

・ 権利又は義務の発生原因 及び 内容

・ 当該権利を行使し、又は義務を履行するために戸籍の記載事項の確認を必要とする理由

• 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合【戸籍法第10条の2第1項第2号】

例）相続人である兄が相続登記を申請する際の添付書類として被相続人である弟の戸籍謄本を法務局に提出する場合

例）相続人である兄が相続税の確定申告をする際の添付書類として被相続人である弟の戸籍謄本を税務署に提出する場合

明らかにすべき事項

・ 戸籍謄本等を提出すべき国又は地方公共団体の機関

・ 当該機関への提出を必要とする理由

• 前二号に掲げる場合のほか、戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある場合【戸籍法第10条の2第1項第3号】

例）公証役場において、兄弟に財産を相続させる旨の公正証書遺言を作成してもらうため、兄弟の戸籍謄本を公証役場に提出する場合

例）成年後見人であった者が成年被後見人の死亡に伴い、その遺産を相続人に渡す必要があるため、その相続人を特定する必要がある場合

　なお、婚姻をしようとする相手方の婚姻要件や財産的取引をしようとする相手方の行為能力などを確認するために、その相手方の戸籍謄本を請求することについては、第三者請求する場合の正当な理由には該当しないとされています。

　また、家系図作成のための親族調査についても、戸籍先例上、正当な理由とは認められていません。自身の直系尊属の戸籍謄本の請求については本人等請求として原則自由に行うことができるものの、傍系親族の戸籍謄本の請求については当該傍系親族の本人等の委任状を添付して代理人として請求することになります。

　このように、第3号はかなり限定的にとらえられています。

明らかにすべき事項

・ 戸籍の記載事項の利用の目的 及び 方法

・ その利用を必要とする事由

　相続で兄弟姉妹の戸籍謄本が必要になった場合については、本人等請求としては請求できないが、第三者請求として請求が可能です。

　兄弟姉妹相続による第三者請求は、上記で第2号の例として挙げたが、第1号（場合によっては第３号）に該当するとして請求することもあり得ます。その場合に、請求する際に明らかにすべき事項の書き方としては、次のようなものが考えられます。

　請求者は〇〇の妹で□□の姉であるが、〇〇が令和△年△月△日に死亡したことから、共同相続人として相続手続きを進めるため、□□が記載されている戸籍によって相続人を特定する必要がある。

○公用請求【戸籍法第12条の2第2項】

　国又は地方公共団体の機関は、法令の定める事務を遂行するために必要がある場合には、当該請求の任に当たる権限を有する職員の官職、当該事務の種類及び根拠となる法令の条項並びに戸籍の記載事項の利用の目的を明らかにして戸籍謄本等の交付の請求をすることができます。

○弁護士等請求（職務上請求）【戸籍法第12条の2第3項から第５項】

　戸籍法第12条の2第3項から第５項において、いわゆる８士業と呼ばれる弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士又は行政書士（海事代理士を除いて各士業の法人を含む）の戸籍謄本等の請求に関して規定されています。

　戸籍謄本を郵送で請求する際には、交付請求書、(代理人にあっては)委任状、疎明資料、④本人確認書類、⑤(郵送請求では定額小為替による)手数料、⑥(郵送請求では)返信用封筒 を封筒に入れて本籍地の市区町村役場に送付することになります。

　それぞれについての詳細は次のとおりです。

　なお、窓口請求では、返信用封筒が不要になるとともに、手数料は現金で支払うことになります。

○交付請求書

　戸籍謄本の交付請求書については、多くの市区町村でその様式をホームページで公開していますので、ダウンロード・印刷して使用すると便利です。

な　お、ホームページでの様式の公開の有無にかかわらず、任意の形式で交付請求書を作成しても構いません。その場合には、次の項目について記載すれば、まず問題はありません。

◇請求者の住所、氏名、押印(認印で可)、生年月日、(日中連絡がとれる)電話番号

　代理人が請求する場合は、代理人が請求者となります。（代理人による請求の場合は、委任状を添付することが必要である。）

◇必要な方の本籍・筆頭者(戸主)・氏名

◇必要な証明種類と通数

　「証明種類」とは、戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)、戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)、除籍謄本(除籍全部事項証明書)、除籍抄本(除籍個人事項証明書)、改製原戸籍謄本、改製原戸籍抄本などの種類のことです。

　なお、被相続人の出生から死亡までの戸籍を収集しているときなどは、あらかじめ証明種類を特定することは不可能であるため、次で説明する「必要な戸籍の範囲」を明確に示すという方法が役立つと思います。

◇使用目的、請求事由、必要な戸籍の範囲など

　取得した戸籍謄本の使いみちを記入します。

　また、第三者請求である場合は、「明らかにすべき事項」を具体的に記入することになります。（代理人による請求のときは、委任者に関して、請求する正当な理由があることを示すことになります。）

　なお、相続の場合には被相続人の連続した戸籍謄本が必要であることなどから、例えば、“被相続人〇〇の出生から婚姻による除籍までの交付可能な戸籍・除籍・改製原戸籍の謄本のすべてを交付願いたい。”などと必要な戸籍の範囲を明確に示すことで、効率的に戸籍謄本の収集を進めることができます。

○（代理人にあっては）委任状

　代理人として請求する場合には、委任状を添付することが必要です。

　委任状の様式をホームページで公開している市区町村にあっては、その様式をダウンロード・印刷して使用するとよいでしょう。

　様式が示されていないときには、任意の形式で委任状を作成することになりますが、その場合には、次の参考様式・記入例をご活用ください。

　参考様式の委任状は、多くの市区町村の委任状の様式を調べたうえで、最小公倍数的に盛り込む項目を設定したものです。この様式を用いれば、記載内容に問題がない限りは大丈夫だと思いますが、項目が多く記入が大変な面もありますので、請求先の市区町村の委任状の様式が入手できるのであればそちらの利用をお勧めします。

　なお、任意の形式で委任状を作成する場合には、委任者本人が(項目名以外の部分の)すべてを自筆で記入し押印すれば確実です。

　しかし、高齢者などにとっては楽な作業ではありませんので、ほとんどの部分をワープロで作成しておき、委任者の氏名について委任者が自署したうえで押印するということでも多くの場合は大丈夫です。

　ちなみに、委任状の還付については、当該交付請求のためにのみ作成された委任状等については還付できない（戸籍法施行規則第11条の5第1項）とされていることにご留意願います。

○疎明資料

　本人等請求以外の場合には、原則として、請求事由（明らかにすべき事項のこと）を確認することができる資料を添付する必要があります。（代理人による請求のときは、委任者に関して、請求事由を確認することができる資料を添付することになります。）

　また、本人等請求であっても、請求先の市区町村の戸籍では親族関係がわからず、請求者が本人等であることが確認できないときは、請求している戸籍に記載の者との関係がわかり、請求者が本人等であることが確認できる戸籍等の提出が必要となります。

　相続に伴う請求の場合には、一般的には、被相続人の死亡の記載のある戸籍(除籍)謄本、請求者と被相続人の関係を示す戸籍謄本などの資料を添付することになります。

　更に、兄弟姉妹相続や数次相続の場合など複雑なケースにあっては、被相続人との関係性を明らかにするために、取得済みの戸籍謄本や相続関係説明図を添付することが必要になることもあります。

　添付する資料については、原本を送付することが基本となりますが、相続関係では転籍などによって引き続き他の市区町村役場に請求する必要が生じることが多いことなどから、原本を送付する場合には「原本の還付」を併せて依頼するとよいでしょう。

　なお、当該交付請求のためにのみ作成された委任状その他の書面については還付できない（戸籍法施行規則第11条の5第1項）とされているのでご留意願います。

　原本還付を希望するときは、原本とそのコピー（コピーには「この謄本は原本と相違ありません。 ○年○月○日」と記入して請求者が記名押印することが必要）を提出することが必要とされています。（戸籍法施行規則第11条の5第2項）

　ただし、実務上は、兄弟姉妹相続の場合などに被相続人との関係性を明らかにするために戸籍謄本の束を送付するときは、原本と相続関係説明図を送付することで、戸籍謄本のコピーを提出しなくても良い運用になっているようです。

○本人確認書類

　戸籍謄本等の交付請求をする場合には、現に請求の任に当たっている者は、市町村長に対し、運転免許証を提示する方法などによって、当該請求の任に当たっている者を特定するために必要な氏名等の事項を明らかにしなければならない（戸籍法第10条の3第1項）とされ、具体的には戸籍法施行規則第11条の2において、次のように本人確認の方法を規定しています。

　これは、代理人による請求の場合には、代理人が自身について運転免許証を提示する方法などによって明らかにしなければならないということですが、代理人の場合は、更に、委任状により請求する権限が付与されていることをも明らかにしなければならない（戸籍法第10条の3第2項。戸籍法施行規則第11条の4第1項）とされています。

　本人確認の方法（戸籍法第10条第1項の本人等請求及び同法第10条の2第1項の第三者請求の場合）

(窓口での請求にあっては、)次のア又はイのいずれかの方法

ア．１点で本人確認できる書類を提示する方法（戸籍法施行規則第11条の2第1項）

次のいずれかの書類1点以上を提示する。

〇運転免許証

〇旅券

〇在留カード

〇特別永住者証明書

〇国又は地方公共団体の機関が発行した次の免許証、許可証又は資格証明書等

◇船員手帳　◇身体障碍者手帳　◇無線従事者免許証　◇海技免状　◇小型船舶操縦免許証

◇宅地建物取引士証　◇航空従事者技能証明書　◇耐空検査員の証　◇運航管理者技能検定合格証明書

◇動力車操縦者運転免許証　◇猟銃・空気銃所持許可証　◇教習資格認定証　

◇運転経歴証明書(平成24年4月1日以後に交付されたものに限る。)　◇電気工事士免状

◇特殊電気工事資格者認定証　◇認定電気工事従事者認定証　◇療育手帳　◇戦傷病者手帳

◇警備業法第23条第4項に規定する合格証明書

〇個人番号カード

〇国又は地方公共団体の機関が発行した身分証明書で写真を貼り付けたもの

イ．２点で本人確認できる書類を提示する方法（戸籍法施行規則第11条の2第2項）

ａに掲げる書類１点以上　＋　ｂに掲げる書類１点以上　を提示する。

（ｂに掲げる書類を提示できない場合は、ａに掲げる書類２点以上）

ａ ・国民健康保険、健康保険、船員保険又は介護保険の被保険者証

・共済組合員証

・国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書

・共済年金または恩給の証書

・戸籍謄本等の交付を請求する書面に押印した印鑑に係る印鑑登録証明書

・その他市町村町長がこれらに準ずるものとして適当と認める書類

ｂ ・学生証で写真を貼り付けたもの

・法人発行の身分証明書(国又は地方公共団体の機関が発行したものを除く。)で写真を貼り付けたもの

・国又は地方公共団体の機関発行の資格証明書(アに掲げる書類を除く。)で写真を貼り付けたもの

・その他市町村長がこれらに準ずるものとして適当と認める書類

郵送による請求にあっては、次のいずれかの方法（請求者が法人である場合の方法は省略）

　郵送請求の場合には、送付した本人確認書類に記載されている住所が送付先になること、つまり、現住所が記載されていない本人確認書類は使えないことにご留意願います。

○（郵送請求では定額小為替による）手数料

　請求に際して手数料が必要になりますが、郵送による請求の場合には、郵便局で定額小為替を入手して、それを送付することになります。

　定額小為替は、50円、100円、150円、200円、250円、300円、350円、400円、450円、500円、750円、1000円の12種類が発行されており、発行してもらう際には(50円～1000円の12種類の金種の)券面額のほかに全金種共通に1枚につき100円(消費税込み)の料金が必要です。

　定額小為替には受取人欄がありますが、そこには何も書かないで送付します。

　なお、手数料は次の額が一般的ですが、除籍全部事項証明書などを中心に市区町村によって異なる場合もありますので、できるだけホームページであらかじめ調べるようにしましょう。

• 戸籍の謄本(全部事項証明書)　1通450円
• 除籍の謄本(全部事項証明書)　1通750円
• 改製原戸籍の謄本　　　　　　1通750円

　送付する定額小為替の額については、除籍や戸籍の改製などを想定して決めることになりますが、不足した場合には、少なくとも不足分の手数料の送付に係る期間分だけ戸籍謄本の入手までの所要時間が伸びることになりますので、多少多めと思うくらいの額を送付するのがよいでしょう。

○（郵送請求では）返信用封筒

　郵送による請求の場合は、送付先の住所（本人確認書類に記載の住所と同じところ）を記入し、切手を貼付した返信用封筒を同封することが必要です。

　速達での返信を希望する場合には、その分の切手を貼り返信用封筒の上部に「＝＝速達＝＝」と赤字で表記します。（速達による返信を希望する場合は、交付請求書にその旨の付箋を貼っておくなど、早く気づいてもらい忘れられないようにすることも肝要です。）

　返信用封筒の大きさや貼付する切手の額については、交付される戸籍謄本や還付書類などの量を想定して決定します。貼付した切手の額では不足となった場合に備えて、返信用封筒に「不足分受取人負担」と赤字で書いておくこともよいでしょう。